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Leiter/in Sekretariat


Code: 089

Job-Art: Dauerstelle

Beschreibung: 

Im Auftrag unseres Mandanten suchen wir!

Aufgaben:

  • Leitung, Organisation und Motivation der Mitarbeitenden des kleinen Sekretariats-Teams
  • Gewährleistung der Services der Zentralen Dienste im Bereich Sekretariat/Empfang
  • Gewährleistung/Überwachung der kompletten Projekt-Administration für das Ingenieurbüro vom Auftragsstart bis zur Archivierung, inkl. Fakturierung sowie Assistenz des Standortleiters
  • Unterstützung der Abteilungs- und Büro-Chefs sowie der Fachverantwortlichen HR, Finanzen (Debitoren/Kreditoren, Abacus) und Kommunikation/Marketing in administrativen Belangen
  • Verantwortung für das Qualitäts-Management des Ingenieurbüros und den Unterhalt des IMS (Integriertes Management System)
  • Mitarbeit bei der Erstellung von Akquisitionsgrundlagen (Offertwesen)

Was Sie mitbringen: 

  • Kaufmännische Grundausbildung (Kauffrau / Kaufmann EFZ Profil E oder gleichwertig), vorteilsweise mit entsprechender Weiterbildung als Geschäftsleitungs-/Projekt-Assistenz  
  • Mindestens 3-5 Jahre Berufserfahrung im vergleichbaren Gebiet mit erster Führungserfahrung
  • Gute Kenntnisse in Projektadministration, Rechnungswesen/Controlling, Leistungserfassung und Fakturierung
  • Versierter Umgang mit MS-Office (SIZ II) sowie ERP-Software(Super-User Abacus)
  • Ausgezeichnete Deutschkenntnisse mündlich und schriftlich (Muttersprache)
  • Überdurchschnittliches Qualitäts- und Dienstleistungsbewusstsein
  • Gute organisatorische Fähigkeiten, schnelle Auffassungsgabe und Teamfähigkeit